آفتاب ایرونی

این وب لاگ با هدف ایجاد مرکزیتی برای اطلاع رسانی و ایجاد ارتباط در محیط مجازی برای مدیران،مشاوران، متخصصین و پژوهشگران جهت هم افزایی و اثر گزاری در این حوزه مدیریت ایجاد شده است.و شامل یادداشت های از مدیریت فناوری اطلاعات، بانکداری، مدیریت اجرایی،مدیریت استراتژی، مدیریت برند، مدیریت روابط عمومی،مدیریت دانش، تعالی سازمانی، بهره وری، کارآفرینی، روانشانسی، اجتماعی و خانواده می باشد. و آفتاب ایرونی اشاره به اندیشه و قدرت مدیران و متخصصین ایرانی دارد.

ده گانه مدیریت زمان

مدیریت زمان یکی از مهارت هایی است که هیچ کس آن را در مدرسه به شما یاد نمی دهد ولی باید آن را یاد بگیرید . اگر نتوانید اطلاعات را به خوبی و به اندازه ی کافی سازماندهی کنید هیچ اهمیتی ندارد که چقدر باهوش هستید. و اگر تعلل ورزی شما باعث شود از انجام کار خود باز بمانید مهارت شما هیچ اهمیتی ندارد .

کارمندان جوان این موضوع را درک می کنند و سعی میکنند با مدیریت کردن زمان ، کارهای خود را در سروقت انجام دهند . در ایران این موضوع کمی نسبت به کشورهای دیگر متفاوت است و بخاطر این است که برای هر کاری ما میتوانیم عذر و بهانه پذیرفتنی بیاوریم که بقیه به ناچار قبول میکنند و کم کم برای ما رنگ عادت میگیرد . 
در محیط کاری امروزی ، می توانید با توانایی خود در کنترل اطلاعات و مدیریت زمان خود ، از دیگران متمایز شوید . مدیر یکی از سایتهای معروف که از دوستان من است  ،  می گوید : " با مهارت های نرم افزاری که شما را قادر می سازند حجم وسیعی از کار را به دست بگیرید ، می توانید چنان بر اوضاع مسلط شوید که خودتان هم از مرتب بودن آن به وجد بیایید " .


بنابراین من در اینجا 10 مرحله برای بهبود مدیریت کاری شما بیان می کنم که به تجربه بدست آمده است و موضوع ساده ای است  :

1. ایمیل های خود را نادیده نگیرید .

می گویند : " توانایی پردازش سریع و ترکیب اطلاعات و تبدیل آن به اقدامات ، یکی از ضروری ترین مهارت های دنیای حرفه ای امروزه می باشد" . ایمیل ها را در پوشه های مناسب دسته بندی کنید . اگر برخی پیام ها به تفکر بیشتری نیاز دارند آنها را به لیست کارهایی که باید انجام دهید اضافه کنید . اگر باید به آن رجوع شود از آن پرینت بگیرید و اگر یک جلسه است در تقویم خود یادداشت کنید . عنوان میشود که   :" یکی از ویژگی های واقعا خوب افراد جوان این است که می خواهند هر چیزی را یک بار تجربه کنند . شما فرد جوانی را نمی بینید که در حال بررسی ایمیل خود تظاهر کند که دارد کار می کند " . به محض خواندن یک ایمیل ، در مورد آن اقدام کنید و دوباره کاری نکنید . راستی این ایمیل های فورواردی رو هم در طول روز به آن نپردازید و بگذارید برای آینده . 


2. قبول کنید که انجام چند کار با هم بد است .
برای افرادی که تمام کارهایی مانند تماشای تلویزیون ، تایپ  و انجام تکالیف و کار های مختلف روزانه را به طور همزمان انجام نمی دهند ، چندوظیفه ای بسیار مضر است . و بهره وری تمام افراد را بدون توجه به اینکه این افراد چه کسانی هستند کاهش می دهد . تراپانی می گوید :" کمتر احتمال دارد که یک فرد جوان در تقاضای چندین کار احساس ضعف کند ، ولی بهره وری افراد   نیز با چندوظیفه ای کاهش می یابد " .
بنابراین سعی کنید آن را محدود کنید . توصیه میکنم  برای بالا بردن  اشتیاق ،  تمرکز روی موضوعات انجام دهید . 


3. ابتدا مهم ترین کار را انجام دهید .
من این کار را " استارت اول صبح " می نامد .  وقتی در صبح می خواهید کار خود را آغاز کنید قبل از اینکه ایمیلتان  را چک کنید یک ساعت را صرف انجام مهم ترین کار لیست خود کنید . این یک ایده ی عالی می باشد زیرا حتی اگر نتوانید در یک ساعت کل کار را انجام دهید ،‌به احتمال زیاد می توانید برگشته و بقیه ی کار را انجام دهید . همچنین  اگر قبلا برای شب برنامه ریزی کرده باشید این کارهای استارتی نتیجه ی خوبی خواهند داشت ،‌بنابراین وقتی می خواهید کار خود را آغاز کنید می دانید که مهم ترین کار شما در آن روز چیست .


4. ایمیل خود را طبق زمانبندی چک کنید .
دن مارکوویتز ، رئیس بهره وری شرکت مشاوره ی مدیریت TimeBack می گوید : " خواندن و پاسخ دادن به هر ایمیل به محض دریافت آن ، کار موثری نیست . فقط به خاطر اینکه کسی می تواند فوری با شما تماس بگیرد بدین معنی نیست که باید فورا به آنها پاسخ بدهید " .
او می گوید " افراد یک پاسخ قابل پیش بینی میخواهند نه یک پاسخ فوری " . بنابراین تا وقتی که افراد می دانند چقدر باید منتظر گرفتن پاسخ باشند و می دانند که چگونه در مواقع اضطراری به شما دسترسی داشته باشند ، شما می توانید تنها چند بار در روز به اکثر ایمیل ها پاسخ دهید .


5. آدرس های وب سایت را سازماندهی کنید .
از سرویس های بوک مارک مانند del.icio.us برای پیگیری وب سایت ها استفاده کنید . به جای یادداشت های تصادفی درباره ی مکانهایی که می خواهید بررسی کنید و مکان هایی که می خواهید به عنوان مرجع حفظ کنید و ... می توانید آنها را در یک مکان ذخیره کرده و در صورت نیاز به سادگی لیست خود را جستجو کرده و به اشتراک بگذارید . در ضمن همین کار را با فایلهای خود نیز انجام دهید . توصیه من استفاده از سرویس DrobBox برای صرفه جویی از چند بار گشتن است . 


6. بهترین زمان کاری خود را بشناسید .
من می توانم این کار را در هر زمان انجام دهم . ولی " من سعی می کنم کارها را زمانبندی کنم ،‌به طوری که وقتی در صبح کار می کنم بیشترین کارآیی را دارم " . هر کسی دارای بهترین زمان کاری می باشد . شما می توانید با نظارت بر بهره وری خود در طول یک دوره ، بهترین ساعات خود را کشف کنید . سپس باید زمانبندی خود را مدیریت کنید تا از بهترین ساعات کاری خود برای انجام مهم ترین کارهایتان استفاده کنید .


7. درباره ی استفاده از صفحه کلید فکر کنید.
اگر تمام روز با کامپیوتر سر و کار دارید استفاده از صفحه کلید اهمیت می یابد زیرا مربوط به کارآیی و بهره وری می شود . تراپانی می گوید " در هر روز معین ،‌یک کارگر اطلاعاتی تعدادی جستجو در گوگل انجام می دهد . برای این کار چقدر از صفحه کلید استفاده می کند ؟‌آیا می توانید آن را به 3 ثانیه کاهش دهید ؟ ممکن است 10 ثانیه صرفه جویی کنید ، ولی با گذشت زمان ، ثانیه های بیشتری صرفه جویی خواهد شد .

 

8. آغاز کار را تسهیل کنید .

برایان تریسی  می گوید " ما با تمام کرن پروژه ها مشکلی نداریم ، بلکه با آغاز آنها مشکل داریم" . او به شما توصیه می کند که " پروژه های خود را به قسمت های کوچکتر تقسیم کنید تا بتوانید از عهده ی انجام آنها برآیید " .


9. لیست کارهای خود را هر روز سازماندهی کنید .
اگر نمی دانید باید چکار کنید چطور می توانید زمان خود را برای انجام آن مدیریت کنید ؟ برخی افراد دوست دارند این لیست را با دست بنویسند زیرا در صورتی که مایل باشید هر روز آن را مجددا بنویسید تا زمانی که به طور کامل انجام شود ، این کار تعهد شما را نشان می دهد . برخی دیگر نرم افزار را دوست دارند زیرا لیست کارهای آنها را به بخش های مربوطه و قابل مدیریت تقسیم می کند . به عنوان مثال نرم افزاری مثل Trello میتواند بر روی کامپیوتر ، تبلت و موبایل نصب شود و در هر زمان شما را نسبت به وضعیت پروژه هایتان به روز نگه دارد  . 


10. جرات کند بودن را داشته باشید .
به یاد داشته باشید که یک مدیر زمان خوب در واقع نسبت به یک مدیر زمان بد ، بسیار کندتر به برخی چیزها پاسخ می دهد . به عنوان مثال کسی که کاری با اولویت بالا را انجام می دهد احتمالا در حال انجام آن کار به ایمیل های دریافتی پاسخ نمی دهد . همانطور که مارکوویتز می نویسد : " بدیهی است که کارهایی بسیار مهم تر از پاسخ دادن به ایمیل وجود دارد . همه ی ما به طور ذاتی این را می دانیم . چیزی که اکنون باید انجام دهیم این است که تشخیص دهیم انجام کار یک شخص ( ارزیابی چیزهای دریافتی و نحوه ی کنترل آنها) و برنامه ریزی برای آن نیز ماموریت های بحرانی محسوب میشوند "‌.

اگر بتوانید این 10 توصیه ساده و عملی را در کارهای روزانه خود اعمال کنید ، میتوانید قدمهای زیادی را درجهت برنامه ریزی روزانه استفاده کنید .


منبع:iplan

آفتاب ایرونی را از اینجا دنبال کنید:

ع"

Tweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedInPin on Pinterest

 با احترام به طبیعت، لطفا فقط در صورت لزوم از این پست پرینت بگیرید. 

+   سید محمد طباطبایی ; ٤:٢٤ ‎ب.ظ ; ۱۳٩٤/٢/۱۱

design by macromediax ; Powered by PersianBlog.ir