آفتاب ایرونی

این وب لاگ با هدف ایجاد مرکزیتی برای اطلاع رسانی و ایجاد ارتباط در محیط مجازی برای مدیران،مشاوران، متخصصین و پژوهشگران جهت هم افزایی و اثر گزاری در این حوزه مدیریت ایجاد شده است.و شامل یادداشت های از مدیریت فناوری اطلاعات، بانکداری، مدیریت اجرایی،مدیریت استراتژی، مدیریت برند، مدیریت روابط عمومی،مدیریت دانش، تعالی سازمانی، بهره وری، کارآفرینی، روانشانسی، اجتماعی و خانواده می باشد. و آفتاب ایرونی اشاره به اندیشه و قدرت مدیران و متخصصین ایرانی دارد.

هوش کسب و کار چیست و به چه کار می آید؟
ساعت ٩:٤٦ ‎ق.ظ روز ۱۳٩۱/٩/٢٩  کلمات کلیدی: هوش کسب و کار ، داده‌کاوی ، فناوری اطلاعات ، برنامه ریزی

هوش کسب و کار(Business Intelligence) که به اختصار BI خوانده می شود، به فرآیند تبدیل داده های خام به اطلاعات کسب و کار و مدیریتی گفته میشود که به مدیران سازمان کمک میکندتا تصمیمات خود را سریعتر و بهتر اتخاذ کنند و بر اساس اطلاعات صحیح، عملکرد سنجیده ای از خود نشان دهند. به کمک هوش کسب و کار میتوان کاوش و تحلیل اطلاعات را ساده نمود.

حجم عظیم داده ها، مشکلی همگانی

بسیاری از شرکت ها حتی شرکت های متوسط معمولا روزانه با حجم انبوهی از داده ها سرو کار دارند که در پایگاه های داده، سیستم های توزیع شده و جاهای دیگر انبار شده است. شاید در وهله اول، کار با پایگاه داده و مدیریت آن، ساده به نظر برسد ولی وقتی به این نکته دقت کنیم که برای مثال، سیستم پرداخت دستمزد کارکنان و سیستم دریافت از مشتری هرکدام به خودی خود یک پایگاه داده محسوب میشوند، آن وقت میتوانیم تا حدودی دشواری کار را درک کنیم.

 


این پایگاه های داده معمولا با تراکنش های مختلفی تنیده هستند که از آن جملع میتوان به دریافت سفارش از مشتری و انجام برخی عملیات مالی اشاره کرد. پایگاه های داده هر اندازه که مفید و ضروری باشند، برای این آفریده نشده اند که باهم ارتباط برقرار کنند یا کاربران اطلاعات آن ها را به روش های غیر موسوم تحلیل نمایند. حتی تهیه ای خلاصه ای ساده از حجم که پیکر اطلاعات، کاری است که  پایگاه های داده از عهده انجام آن بر نمی آیند. این جا است که هوش کسب و کار با قدرت تمام وارد صحنه میشود.

اهداف تجاری استفاده از هوش کسب و کار

در مورد هوش کسب و کار، سخن بسیار است که البته بیان همه آن ها در این مجال نمیگنجد ولی اگر بخواهیم برخی مزایای استفاده از هوش کسب وکار را بیان داریم، میتوانیم نکات زیر را فهرست کنیم:

  • 1. توانایی مشاهده اطلاعات از منابع مختلف با استفاده از یک واسط ساده؛ مثل دیدن آن دسته از اطلاعات فروش که با هزینه های سازمانی مرتبط است.
  • 2. توانایی مشاهده خلاصه ای از داده های پراکنده در بخشهای مختلف ستزمان؛ مثل حقوقی که به کارمندان پرداخت شده، فروش شرکت برای یک دوره زمانی مشخص و مانند آن.
  • 3. توانایی مشاهده اطلاعات بر محور زمان؛ مثل مقایسه اطلاعات دیروز، ماه گذشته و فصل آخر پنج سال گذشته با هدف مشاهده تغییراتی که سازمان در طول زمان به خود دیده است.
  • 4. توانایی ارائه پاسخ به سوال" چه میشد اگر..." بر اساس اطلاعات تاریخی، برای مثال با استفاده از سیستم هوش کسب وکار پاسخ این سوال تا حدودی برای مدیران روشن میشود که اگر به فرض فروش شرکت در یک دوره مشخص ده درصد بالا رود، هزینه های ضروری از قبیل خرید تجهیزات جدید و پرداخت حقوق کارشناسان تازه استخدام شده، چه مقدار افزایش میابد.

یکی از دلایل محبوبیت بالای هوش کسب و کار در جند سال گذشته این بوده که کارشناسان، هوش کسب و کار را به چشم یک سرمایه گذاری "افزایشی" در حوزه فناوری اطلاعات نگاه میکنند. در واقع هوش کسب و کار از این مزیت فوق العاده برخوردار است که اولا در سیستم ها و روش های "تولید" سازمان دخالت نمیکند و ثاتیا مخاطره استفاده از آن اندک است. به عبارت دیگر هوش کسب و کار دست و پا گیر نبوده، لازم نیست مدیران هر روز صبح که وارد دفتر کار خود میشوند، به عنوان اولین کار به سرو کله زدن باسیستم های هوش کسب و کار بپردازند.

یکی دیگر از مزایای مهم استفاده از هوش کسب و کار این است که یک راهبرد هوش کسب و کار ( به شرطی که از طراحی و پیاده سازی خوبی برخوردار باشد) میتواند میزان بازگشت سرمایه را به سرعت افزایش دهد. در اهمیت این موضوع همین بس که بازگشت سرمایه یکی از مهمترین عوامل محاسبه ارزش سرمایه گذاری فناوری اطلاعات در سازمان محسوب میشود.

برای همه

برخی گمان میکنند که هوش کسب و کار تنها به کار شرکت های بزرگ می آید و این دسته شرکت ها به دلیل حجم زیا تراکنش های مالی، تعداد فراوان مشتری ها، نمایندگی ها، بازاریاب ها و مانند آن به هوش کسب و کار نیاز دارند و کسب و کارهای کوچک و یا متوسط نمیتوانند از هوش کسب و کار استفاده کنند یا اصلا به استفاده از این راهبرد نیازی ندارند .

برخی هم بر این باورند که پیاده سازی سیستم های هوش کسب و کار در شرکت های معظم، از یک سو به چند ماه زمان نیاز دارد و از سوی دیگر هزینه های زیادی را به منابع مالی تحمیل میکند و همین قضیه در مورد شرکت های کوچک هم صادق است و بر این اساس همان بهتر که شرکت های گوچگ دور هوش کسب و کار را خط بکشند.

نادرست بودن این عقیده آشکار است. در واقع دلیلی ندارد که با تمسک به این برآوردهای عجیب، شرکت های کوچک و متوسط را از مزای پر شمار هوش کسب وکار محروم ساخت، بلکه به نظر میرسد عکس این قضیه صادق است. یعنی شرکت های جمع و جور میتوانند با صرف هزینه ای کمتر و با شیوه ای آسان تر، سیستم های هوش کسب و کار را در تمام بخش های مختلف سازمان خود پیاده و اجرا نمایند و از مزایای متعدد آن بهره مند شوند.

تقلید بی جا ممنوع

توجه به یک نکته مهم ضروری است و آن این است که کسب و کارهای متوسط همانطور که نباید از همان نرم افزارهای حسابداری مورد استفاده در سازمان های بزرگ استفاده نمایند، نمیتوانند همان سیستم هوش کسب و کاری را که در سازمان های غول پیکر به دست گرفته اند پیاده و اجرا نمایند.

استفاده از سیستم های هوش کسب و کار بزرگ و چند وجهی، در شرکت های متوسط کار نادرستی است و حتما باید از آن اجتناب کرد. شاید مدیران این شرکت ها با خواندن چند گزارش و تحلیل وسوسه شوند که از همان هوش کسب و  کار مورد استفاده در فلان شرکت فرامنطقه ای استفاده کنند، اما آن ها بهتر است با غلبه بر این حس موذی، به سراغ سیستم های هوش کسب و کار متوسط بروند. با این شیوه هم پول خود را دور نریخته اند و هم چندین نفر ساعت کار را هدر نداده اند. زیرا همانطور که اشاره شد، سازمان های بزرگ اغلب به دلیل گستردگینوع و حوزه فعالیت خود، هرگاه بخواهند سیستم جدیدی را پیاده سازی و اجرا کنند، با چالش ها و مشکلات گوناگونی رو به رو میشوند.

در واقع شاید بتوان گفت که شرکت های متوسط بیش از سازمان های بزرگ، میتوانند با استفاده از هوش کسب و کار به سود بیشتر و سزیعتری دست یابند. دلیل این ارزیابی آن است که تغییر و تحول در سازمان های بزرگ به ناچار فرآیندی آهسته و چند لایه است؛ حتی اگر این سازمان ها از نظم و سلسله مراتب خوبی برخوردار باشند و مدیران ارشد و میانی آن ها هم ایده های بکر و موفقی در سر بپرورانند. برعکس، شرکت های متوسط بالطبع از ساختار ساده تری برخوردارند، فرآیند تصمیم گیری آسان تری را شاهد هستند( چه در خصوص کمیت و کیفیت هوش کسب و کار که قرار است در شرکت نصب شود و چه بعد از پیاده سازی آن) و همین امر باعث میشود نیل به موفقیت های تجاری در آن ها با شتاب بیشتری صورت پذیرد.

عناصر اصلی هوش کسب و کار:

اکنون بیایید باهم نگاهی به پشت پرده هوش کسب و کار داشته باشیم.

تنها در گوشه ای از ذهنتان این مطلب را حک کنید که بسیاری از راه کار های فعلی هوش کسب و کار در واقع همان روش های هوشمندانه، آزمایش شده و استواری است که عمر آن ها گاهی به چند دهه میرسد و اکنون در لفافه جدیدی به نام هوش کسب و کار را باهم مرور کنیم، اجازه دهید پند اصطلاح را که اینجا کاربرد زیادی دارد، به طور مختصر و مفید توضیح دهیم:

انبار داده (Data Warehiuse)

در واقع تنها یک پایگاه داده معمولی است ولی با این حال، هسته اصلی بسیاری از سیستم های هوش کسب و کار به شمار میرود.

غرفه های داده (Data Marts)

به محلی اطلاق میشود که " بخشی" از اطلاعات انبار داده در آن نگه داری میگردد. این اطلاعات بر حسب نیاز گروه هایی که در بخش فناوری اطلاعات سازمتن فعالیت میکنند، انتخاب و استخراج میشود. به دیگر کلام، غرفه های داده ها نوعی پایگاه داده اختصاصی است که از یک سو برای پشتیبانی از تحلیل های کسب و کار طراحی شده و از سوی دیگر مکانی است برای استقرار اطلاعات از منابع مختلف.

تفاوت بین " انبار داده" و "غرفه های داده" در حوزه عملکرد آن ها است: هدف از ایجاد " غرفه های داده" رفع نیازهای بخش خاصی از سازمان است، مثل بخش بازاریابی یا واحد مالی ولی " انبار داده" میکوشد به همه سازمان سرویس بدهد.

وقتی از انبار داده ها سخن به میان می آید، دو روش ایجاد بستر داده ای برای هوش کسب و کار خودنمایی میکند:

بالا به پایین: در این روش یک انبار داده یک پارچه برای کل سازمان ایجاد میشود. این پایگاه داده بزرگ تمامی اطلاعات و داده های عملیاتی سازمان را در بر میگیرد. ایجاد، پیاده سازی و استفاده از این نوع پایه داده، هزینه بر و دشوار است. علاوه بر این چند روشی در بسیاری از کاربرد ها عملا ناممکن به نظر میرسد.

پایین به بالا: در این روش داده های مرتبط با هم در یک غرفه داده قرار میگیرد. به عبارت دیگر چندین غرفه داد ها در نقاط مختلف سازمان ایجاد میشود که این ها در کنار هم، یک انبار داده ها را تشکیل می دهند.

داده کاوی( Data Mining)

همانطور که از ظاهر واژه داده کاوی بر می آید، ین اصطلاح به معنای استخراج اطلاعات یا کشف الگوها و روابط مشخصی است که در حجم زیادی از داده های مستقر در یک یا چند پایگاه داده نهفته است. به زبان ساده، داده کاوی یعنی روشی برای مرتب سازی انبوه داده های گوناگون. در هوش کسب و کار، داده کاوی منحصر است به مرتب سازی داده ها در انبار داده.

نباید این نکته را فراموش کرد که هرچند داده کاوی روشی مهم و به تعبیری " قلب هوش کسب و کار" به شمار میرود، اما این روش نمیتواند داده هایی راکه در حال حاضر وجود  ندارد و هیچ نشانه ای از آن ها نیست، شناسایی و مرتب کند. در واقع باید با دقت مشخص کنید که سازمان شما چه داده هایی در اختیار دارد و چه داده هایی را نه. به دنبال این موضوع میتوان داده کاوی را کلید زد و از مزایای آن بهره مند شد.

گزارش گیری و داشبورد کنترلی

حجم عظیم داده های سازمانی که روز به روز و شاغت به ساعت بر حجم آن افزوده میشود، به خودی خود مثمر ثمر نیست و تا وقتی به سراغ آن نرود و با استفاده از ابزاری چند آن ها را بالا و پایین نکند، این اطلاعات چندان به درد بخور نیست. در واقع تمام داده های گوناگونی که در پایگاه داده یک ازمان تلنبار شده یک طرف و به کارگیری شیوه ای که با استفادهاز آن بتوان به راحتی اطلاعات مورد نظر را مشاهده و به صورت دیداری و مفهومی دریافت کرد، یک طرف دیگر ماجراست.

 بر این اساس بعد از داده کاوی نوبت به گزارش گیری میرسد که شامل تحلیل نتایج و کاربردهای ویژه ای است که در صورت استفاده از داده ها، عاید سازمان میشود.

گزارش گیری سطوح مختلفی دارد و میتواندبه صورت" بسیار خلاصه" که تنها رئوس مطالب را شامل میشود، یا " کاملا مبسوط" که در آن اطلاعات تفصیلی فراوانی ارائه میگردد، منتشر شود.

داشبورد گنترل هم گزینه دیگری است که با استفاده از آن میتوان خلاصه ای از داده های مندرج در منابع متعدد را گردآوری نمود. این داده ها اغلب شامل اطلاعات برنامه ریزی و مقایسه ای است که به صورت دیداری و در قالب یک رابط کاربری ساده ارائه میشود.

توجه داشته باشید که معمولا با استفاده از داشبورد ها نمیتوان مستقیما به تصمیم گیری دست زد، بلکه کار این صفحات تنها ارایه یک سری اطلاعات کلی از قبیل فروش، بازگشت سرمایه، شکایات مشتریان و مانند آن است. در واقع این ابزار کنترلی به شما میگوید که در فلان بخش همه چیز درست و روبه راه است یا اینکه باید در آن جا به تحقیقات و سرمایه گذاری بیشتری دست زد.

پردازش تحلیلی بر خط

(Online Analytical Processing- OLAP)

یکی دیگر از عناصر اصلی هوش کسب و کار به شمار میرود که کاربران را قادر میسازد داده های واحد را به شکل های مختلف و با استفاه از ابعاد چندگانه ملاحظه نمایند.

مدیریت کارآیی کسب و کار

( Business Perfirmance Management)

مدیریت کارآیی کسب و کار مجموعه ای است شامل گزارش گیری، تحلیل های آماری و دیگر اجزای مورد استفاده در هوش کسب و کار، در کنار برنامه ربزی، بودجه بندی و پیشبینی اوضاع، یعنی یک معجون کامل!

مدیریت کارآیی کسب و کار مجموعه فرآیند های بهینه شده یک سازمان است که به مدیران کمک میکندتا کارآیی کسب و کار را بسنجند و بهبود بخشند.در واقع این مجموعه فرآیند ها کارآیی و اثربخشی هر سازمان  را با خودکار نمودن فرآیندها کسب و کار آن سازمان بهینه میسازند.

 

 منبع : ماهنامه تخصصی فناوری اطلاعات  و   دانلود مقاله

 نویسنده : دان جونز (Don Jones)
مترجم: سید مهدی موسوی جزایری