یکی از ابزارها جهت پیش برد مذاکره ، رفتار غیر کلامی است . از این ابزار می توان به روشهای مختلف استفاده کرد . در این مقاله سعی ما بر این است که گوشه ای از نحوه استفاده از رفتار غیر کلامی را در یک مذاکره  با توجه به نحوه ی انجام مقدمات لازم جهت شروع یک مذاکره  بیان نماییم .

برای سهولت در تفسیر رفتار غیر کلامی به دسته بندی مقدمات یک مذاکره می پردازیم . شما می توانید با توجه به نیاز  وزمینۀ فعالیت ، دسته بند یهای دیگری جهت انجام این کار به وجود آورید .

برای شروع یک مذاکره ؛ مقدماتی لازم است که در آن دو طرف با هم ارتباط برقرار کرده و به نوعی بر سر بعضی از موارد مذاکره به توافق می رسند. انجام مذاکره نهایی در گرو این مقدمات می باشد ،  که این موارد عبارتند از :

تقاضای تشکیل جلسه   ، تعیین زمان جلسه  ، تعیین محل مذاکره

تقاضای تشکیل جلسه خود به چند قسمت تقسیم می شود . نحوه درخواست ( کتبی ، تلفنی و … ) ، نحوه ارسال درخواست ، نحوه پیگیری درخواست ، سِمَتِ فرد درخواست دهنده ( اینکه جلسه برای چه موضوعی تشکیل می شود و چه تعداد جلسه قبلاً تشکیل شده است در نحوه تفسیر تأثیر دارد .  بطور مثال برای حل تعارض است یا قرارداد و یا اولین نشست است )

برای تفسیر تعیین زمان جلسه ما آن را به بخشهای زیر تقسیم می کنیم .

روز تشکیل جلسه ، ساعت تشکیل جلسه و نحوه توافق زمان نشست .

برای تفسیر محل برگزاری نیز می توانیم به موارد زیر دقت کنیم .

محل برگزاری جلسه در حریم شما یا طرف مقابل یا محل بی طرف است . فردی که محل برگزاری برای او مهّم است چه کسی است .

از نوع نحوه درخواست برگزاری یک جلسه می توانیم به سطح مذاکراتی مد نظر طرف مقابل ، سیستم سازمانی ، روحیات طرف مقابل ، نگرش های بین فردی و… پی ببریم بطور مثال اگر فرد به صورت مکتوب و در سربرگ قانونی درخواست مذاکره و تعیین وقت کند ، این پیام برای ما ارسال می شود که  فردی دقیق است و به اسناد مکتوب بیشتر از سخنان طرف مقابل اهمّیت می دهد و همچنین با این رفتار سطح مذاکرتی برای او حائز اهمّیت است .
افراد دیگری نیز وجود دارند که از همین روش استفاده می کنند این افراد به شدت نسبت به دیگران بد بین بوده و به همین دلیل سعی می کنند اسناد قابل استناد برای آینده در اختیار داشته باشند همچنین رسیدن به توافق با آنها بسیار مشکل بوده و در صورت حُصول توافق یک سد بزرگ قرار دادی پیش رو خواهیم داشت . دلیلی دیگر برای این نوع درخواستهای مکتوب وجود بروکراسی در سازمان طرف مقابل می باشد . همچنین در درخواستهای مکتوب می توانید به نوع نگارش نامه و ادبیات استفاده شده در آن توجه کنید در این نوع تفسیر با توجه به دایره لغات استفاده شده ، میزان تکرار کلمات ، ضمیرهای بکار برده شده و تعداد آنها ، مکث ها ، حذف قرینه های صورت گرفته ، تعداد فعلها و … می توان اطلاعات زیادی یه دست آورد .

نحوه ارسال درخواست و زمان بندی برای ارسال  دارای پیامهای متفاوتی است . می توان در این خصوص به مواردی نظیر اینکه درخواست کننده مذاکره اصل نامه را به وسیله پیک برای ما ارسال می کند ، یا یکی از کارکنان خود را برای تحویل نامه می فرستد ، از منشی جهت تحویل نامه رسید دریافت می کند یا خیر  ، نامه برای ما فکس می شود ، یا او از ایمیل برای ارسال نامه استفاده می کند را مورد بررسی قرار داد ، هر کدام از این رفتار ها با توجه به بافت زمینه می تواند تعابیر مختلفی داشته باشد .
که نحوه برخورد آتی ما  برای دستیابی به یک مذاکره خوب را دستخوش تغییر می نماید .  برای درک بهتر مطلب به بررسی افراد یا شرکتهایی که تصویر نامه را برای ما ارسال می کنند می پردازیم اصولاً فرستادن تصویر نامه بیشتر از طرف سازمان یا افرادی صورت می گیرد که فقط به دنبال نمایش قانونمند بودن هستند و یا حرفه ای نبوده و آنقدر عجله دارند که فقط می خواهند پای میز مذاکره بنشینند .  احتمالاً اطلاعاتی حیاتی در مورد طرف مذاکره وجود دارد که از ما پنهان است .

حال به نمونه ای دیگر از نحوه درخواست می پردازیم  اگر این درخواست به صورت تلفنی صورت بگیرد پیام ارسالی متفاوت بوده و در واقع طرف مذاکراتی می خواهد سطح مذاکره را  پایین آورده  ویا شاید او تصمیم گیرنده نهایی نباشد . در این مورد نوع تماس نیز باید مد نظر قرار گیرد .
آیا هماهنگی با منشی یا رئیس دفتر شما صورت می گیرد یا مستقیماً با شما تماس گرفته می شود . این مطلب به میزان نزدیکی فرد با شما و همچنین قدرت طرف مذاکره بستگی دارد . و بالعکس یعنی خود فرد تلفنی تماس گرفته یا کارکنانش ؛البته با توجه به سِمَت فرد تماس گیرنده سطح مذاکرتی برای شما مشخص می گردد .  همچنین حالات مختلف دیگر  نحوه درخواست می تواند میزان عجله شخص یا کمپانی طرف مذاکره را به ما نشان دهد که این موضوع گویای اهمیّت بُرد در این مذاکره برای طرف مقابل است .

 

 

 

 

مورد دومی که در دسته بندی به آن اشاره کردیم تعیین زمان جلسه است . زمان جلسه در بُعد ساعت و روز آن با توجه به کسب و کارهای مختلف متفاوت است . در واقع در هر کسب و کاری قانون نانوشته ای برای زمان وجود دارد . اما تفسیر کلی در خصوص تعیین زمان بدین صورت است که هر چه روز انتخابی اوایل هفته باشد اهمّیت آن جلسه بیشتر است و هر چه به انتهای هفته نزدیک شویم از درجه اهمیّت آن کاسته می شود این موضوع در مورد ساعت برگزاری نیز صادق است . و در واقع گاهی از رسمیت جلسه می کاهد . این موضوع نسبت به طرفی که اصرار بیشتری برای زمان جلسه دارد بررسی می گردد .

برای تعیین زمان جلسه مذاکره ای کوچک قبل از نشست اصلی وجود دارد که می تواند در بسیاری از موارد به جهت گیری ما در مذاکره کمک کند گاهی افراد در مورد زمان جلسه به طرف مقابل امتیاز تعیین وقت را می دهند که در زمان مذاکره اصلی از آنها امتیازی بهتر دریافت کنند .  یکی از بهترین اطلاعاتی که از تفسیر رفتار غیر کلامی نحوه تعیین زمان جلسه می توانیم به دست آوریم سبک مذاکراتی طرف مقابل است . برای روشن شدن نحوه تفسیر رفتار طرف مقابل به بررسی رفتار غالب در ایران برای تعیین زمان جلسه می پردازیم . افراد در ایران برای ایجاد تمایز و بالا  بردن درجه اهمّیت خود نقش افراد پُر مشغله را بازی می کنند . برای پی بردن به اصل مسئله می توان سئوالی را مطرح کرد که چه زمانی برای تشکیل جلسه مناسب است ؟ و مدت زمان پاسخ گویی فرد را نیز مورد توجه قرار داد ، در صورت دادن جواب  سریع یا بسیار طولانی ( از نظر زمان مکث برای پاسخگویی ) همچنین ارائه توضیح بیش از حد در مورد مشغله های متعدد یا حتی شروع به اعلام برنامه های مختلف همراه با خند ه های کوتاه و کنترل شده بدانید که طرف مذاکرتی دروغ می گوید .

این افراد در بیشتر مواقع از درخواست کتبی استفاده نمی کنند . یا درصورت استفاده حتماً به نحوی برای موافقت های قبل از نشست  تماس تلفنی برقرار می کنند . در بیشتر مواقع زمان جلسه توسط آنها تغییر می کند . این رفتارها نشان دهنده آدمی بی برنامه اما باهوش است که توانایی مدیریت هیجان های خود را ندارد . یک مشخصه ی دیگر آنها پرحرفی است .

در بعضی موارد زمان جلسه دستخوش تغییر می شود . در این حالت باید توجه داشت باشیم که نحوه تغییر زمان نیز مانند درخواست مذاکره است یا خیر ؟ در صورت مغایرت حتماً باید اطلاعات برای جلسه مذکور دوباره بررسی شود گاهی تأخیر زمانی می تواند از قدرت مذاکراتی بکاهد نمونه بارز این مطلب را می توان در مذاکرات بدهکار و طلبکار دید . یا بانک هایی که دست به برگزاری جلسه برای وصول مطالبات خود می زنند . در این صورت پی خواهید برد ، فرد روبروی شما در میز مذاکره فقط بدنبال بُرد صد درصدی خود است .

 

 

 

آخرین مطلب بررسی محل مذاکره است . اگر شما به دفتر یا محل کار طرف مذاکره بروید این پیام ارسال می گردد که قدرت در دستان طرف مقابل است و بالعکس . مثال این موضوع جلسه خواستگاری است در این نوع مذاکره هیچگاه در مورد محل جلسه صحبتی به میان نمی آید به دلیل اینکه قدرت تصمیم گیری به صورت سنتی در دست خانواده دختر است .
اگر محل مذاکره  جایی  مانند رستوران باشد نشانگر  این مطلب است که طرفین یا بسیار بهم نزدیک هستند یا خیر و این موضوع می تواند حامل پیام های دیگری باشد . ابتدا بررسی می کنیم که کدام یک از طرفین محل مذاکره را تعیین می کند .سپس می توان موارد مختلفی را از این موضوع تفسیر کرد مانند اینکه آیا  دام محبت بر سر راه طرف دوم گسترده شده است یا دفتر آن شخص در وضعیت مطلوبی قرار ندارد و در حد این مذاکره نمی باشد و یا دلایل دیگر . از بهترین نمونه های  حال حاضر در رابطه با محل مذاکره می توان به مذاکرات ۵+۱ اشاره کرد .

برای تفسیر رفتار غیر کلامی باید توجه داشت که نحوه کلی عملکرد طرف مقابل بهمراه جزئیات بررسی شود . این اطلاعات می تواند نشان دهنده  وضعیت مالی ، وضعیت هیئت مدیره ، نحوه تصمیم گیری ، برنامه ریزی ، ساختار سازمان و حتی چرخه حیات و اندازه یک سازمان یا محصول و… باشد . این تفسیرها کاملا در گروی بافت زمینه است. در صورت اقدام به تفسیر رفتار غیر کلامی آشنایی با اصول اولّیه و همچنین بررسی خوشه ای حالات الزامی است .