ده گانه مدیریت زمان

مدیریت زمان یکی از مهارت هایی است که هیچ کس آن را در مدرسه به شما یاد نمی دهد ولی باید آن را یاد بگیرید . اگر نتوانید اطلاعات را به خوبی و به اندازه ی کافی سازماندهی کنید هیچ اهمیتی ندارد که چقدر باهوش هستید. و اگر تعلل ورزی شما باعث شود از انجام کار خود باز بمانید مهارت شما هیچ اهمیتی ندارد .

کارمندان جوان این موضوع را درک می کنند و سعی میکنند با مدیریت کردن زمان ، کارهای خود را در سروقت انجام دهند . در ایران این موضوع کمی نسبت به کشورهای دیگر متفاوت است و بخاطر این است که برای هر کاری ما میتوانیم عذر و بهانه پذیرفتنی بیاوریم که بقیه به ناچار قبول میکنند و کم کم برای ما رنگ عادت میگیرد . 
در محیط کاری امروزی ، می توانید با توانایی خود در کنترل اطلاعات و مدیریت زمان خود ، از دیگران متمایز شوید . مدیر یکی از سایتهای معروف که از دوستان من است  ،  می گوید : " با مهارت های نرم افزاری که شما را قادر می سازند حجم وسیعی از کار را به دست بگیرید ، می توانید چنان بر اوضاع مسلط شوید که خودتان هم از مرتب بودن آن به وجد بیایید " .


بنابراین من در اینجا 10 مرحله برای بهبود مدیریت کاری شما بیان می کنم که به تجربه بدست آمده است و موضوع ساده ای است  :

1. ایمیل های خود را نادیده نگیرید .

می گویند : " توانایی پردازش سریع و ترکیب اطلاعات و تبدیل آن به اقدامات ، یکی از ضروری ترین مهارت های دنیای حرفه ای امروزه می باشد" . ایمیل ها را در پوشه های مناسب دسته بندی کنید . اگر برخی پیام ها به تفکر بیشتری نیاز دارند آنها را به لیست کارهایی که باید انجام دهید اضافه کنید . اگر باید به آن رجوع شود از آن پرینت بگیرید و اگر یک جلسه است در تقویم خود یادداشت کنید . عنوان میشود که   :" یکی از ویژگی های واقعا خوب افراد جوان این است که می خواهند هر چیزی را یک بار تجربه کنند . شما فرد جوانی را نمی بینید که در حال بررسی ایمیل خود تظاهر کند که دارد کار می کند " . به محض خواندن یک ایمیل ، در مورد آن اقدام کنید و دوباره کاری نکنید . راستی این ایمیل های فورواردی رو هم در طول روز به آن نپردازید و بگذارید برای آینده . 


2. قبول کنید که انجام چند کار با هم بد است .
برای افرادی که تمام کارهایی مانند تماشای تلویزیون ، تایپ  و انجام تکالیف و کار های مختلف روزانه را به طور همزمان انجام نمی دهند ، چندوظیفه ای بسیار مضر است . و بهره وری تمام افراد را بدون توجه به اینکه این افراد چه کسانی هستند کاهش می دهد . تراپانی می گوید :" کمتر احتمال دارد که یک فرد جوان در تقاضای چندین کار احساس ضعف کند ، ولی بهره وری افراد   نیز با چندوظیفه ای کاهش می یابد " .
بنابراین سعی کنید آن را محدود کنید . توصیه میکنم  برای بالا بردن  اشتیاق ،  تمرکز روی موضوعات انجام دهید . 


3. ابتدا مهم ترین کار را انجام دهید .
من این کار را " استارت اول صبح " می نامد .  وقتی در صبح می خواهید کار خود را آغاز کنید قبل از اینکه ایمیلتان  را چک کنید یک ساعت را صرف انجام مهم ترین کار لیست خود کنید . این یک ایده ی عالی می باشد زیرا حتی اگر نتوانید در یک ساعت کل کار را انجام دهید ،‌به احتمال زیاد می توانید برگشته و بقیه ی کار را انجام دهید . همچنین  اگر قبلا برای شب برنامه ریزی کرده باشید این کارهای استارتی نتیجه ی خوبی خواهند داشت ،‌بنابراین وقتی می خواهید کار خود را آغاز کنید می دانید که مهم ترین کار شما در آن روز چیست .


4. ایمیل خود را طبق زمانبندی چک کنید .
دن مارکوویتز ، رئیس بهره وری شرکت مشاوره ی مدیریت TimeBack می گوید : " خواندن و پاسخ دادن به هر ایمیل به محض دریافت آن ، کار موثری نیست . فقط به خاطر اینکه کسی می تواند فوری با شما تماس بگیرد بدین معنی نیست که باید فورا به آنها پاسخ بدهید " .
او می گوید " افراد یک پاسخ قابل پیش بینی میخواهند نه یک پاسخ فوری " . بنابراین تا وقتی که افراد می دانند چقدر باید منتظر گرفتن پاسخ باشند و می دانند که چگونه در مواقع اضطراری به شما دسترسی داشته باشند ، شما می توانید تنها چند بار در روز به اکثر ایمیل ها پاسخ دهید .


5. آدرس های وب سایت را سازماندهی کنید .
از سرویس های بوک مارک مانند del.icio.us برای پیگیری وب سایت ها استفاده کنید . به جای یادداشت های تصادفی درباره ی مکانهایی که می خواهید بررسی کنید و مکان هایی که می خواهید به عنوان مرجع حفظ کنید و ... می توانید آنها را در یک مکان ذخیره کرده و در صورت نیاز به سادگی لیست خود را جستجو کرده و به اشتراک بگذارید . در ضمن همین کار را با فایلهای خود نیز انجام دهید . توصیه من استفاده از سرویس DrobBox برای صرفه جویی از چند بار گشتن است . 


6. بهترین زمان کاری خود را بشناسید .
من می توانم این کار را در هر زمان انجام دهم . ولی " من سعی می کنم کارها را زمانبندی کنم ،‌به طوری که وقتی در صبح کار می کنم بیشترین کارآیی را دارم " . هر کسی دارای بهترین زمان کاری می باشد . شما می توانید با نظارت بر بهره وری خود در طول یک دوره ، بهترین ساعات خود را کشف کنید . سپس باید زمانبندی خود را مدیریت کنید تا از بهترین ساعات کاری خود برای انجام مهم ترین کارهایتان استفاده کنید .


7. درباره ی استفاده از صفحه کلید فکر کنید.
اگر تمام روز با کامپیوتر سر و کار دارید استفاده از صفحه کلید اهمیت می یابد زیرا مربوط به کارآیی و بهره وری می شود . تراپانی می گوید " در هر روز معین ،‌یک کارگر اطلاعاتی تعدادی جستجو در گوگل انجام می دهد . برای این کار چقدر از صفحه کلید استفاده می کند ؟‌آیا می توانید آن را به 3 ثانیه کاهش دهید ؟ ممکن است 10 ثانیه صرفه جویی کنید ، ولی با گذشت زمان ، ثانیه های بیشتری صرفه جویی خواهد شد .

 

8. آغاز کار را تسهیل کنید .

برایان تریسی  می گوید " ما با تمام کرن پروژه ها مشکلی نداریم ، بلکه با آغاز آنها مشکل داریم" . او به شما توصیه می کند که " پروژه های خود را به قسمت های کوچکتر تقسیم کنید تا بتوانید از عهده ی انجام آنها برآیید " .


9. لیست کارهای خود را هر روز سازماندهی کنید .
اگر نمی دانید باید چکار کنید چطور می توانید زمان خود را برای انجام آن مدیریت کنید ؟ برخی افراد دوست دارند این لیست را با دست بنویسند زیرا در صورتی که مایل باشید هر روز آن را مجددا بنویسید تا زمانی که به طور کامل انجام شود ، این کار تعهد شما را نشان می دهد . برخی دیگر نرم افزار را دوست دارند زیرا لیست کارهای آنها را به بخش های مربوطه و قابل مدیریت تقسیم می کند . به عنوان مثال نرم افزاری مثل Trello میتواند بر روی کامپیوتر ، تبلت و موبایل نصب شود و در هر زمان شما را نسبت به وضعیت پروژه هایتان به روز نگه دارد  . 


10. جرات کند بودن را داشته باشید .
به یاد داشته باشید که یک مدیر زمان خوب در واقع نسبت به یک مدیر زمان بد ، بسیار کندتر به برخی چیزها پاسخ می دهد . به عنوان مثال کسی که کاری با اولویت بالا را انجام می دهد احتمالا در حال انجام آن کار به ایمیل های دریافتی پاسخ نمی دهد . همانطور که مارکوویتز می نویسد : " بدیهی است که کارهایی بسیار مهم تر از پاسخ دادن به ایمیل وجود دارد . همه ی ما به طور ذاتی این را می دانیم . چیزی که اکنون باید انجام دهیم این است که تشخیص دهیم انجام کار یک شخص ( ارزیابی چیزهای دریافتی و نحوه ی کنترل آنها) و برنامه ریزی برای آن نیز ماموریت های بحرانی محسوب میشوند "‌.

اگر بتوانید این 10 توصیه ساده و عملی را در کارهای روزانه خود اعمال کنید ، میتوانید قدمهای زیادی را درجهت برنامه ریزی روزانه استفاده کنید .


منبع:iplan

آفتاب ایرونی را از اینجا دنبال کنید:

ع"

Tweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedInPin on Pinterest

 با احترام به طبیعت، لطفا فقط در صورت لزوم از این پست پرینت بگیرید. 

/ 0 نظر / 6 بازدید